Abwesenheitsnotiz in M365 Outlook Web einrichten

Übersicht

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz (automatische Antwort) in Microsoft 365 Outlook Web einrichten. Mit dieser Funktion können Sie Absender automatisch über Ihre Abwesenheit informieren.

Voraussetzungen

• Zugriff auf Microsoft 365 Outlook Web
• Aktives Benutzerkonto in Ihrer Organisation

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Anmeldung bei Outlook Web

1. Öffnen Sie Ihren Webbrowser
2. Navigieren Sie zu https://outlook.office.com
3. Melden Sie sich mit Ihren Organisationsanmeldedaten an

2. Einstellungen öffnen

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen)

3. Automatische Antworten aufrufen

1. Navigieren Sie im linken Menü zu Konto
2. Wählen Sie Automatische Antworten aus

4. Abwesenheitsnotiz aktivieren

1. Aktivieren Sie den Schalter Automatische Antworten aktivieren
2. Optional: Legen Sie einen Zeitraum fest
   • Aktivieren Sie Antworten nur in diesem Zeitraum senden
   • Wählen Sie Startzeit (Datum und Uhrzeit)
   • Wählen Sie Endzeit (Datum und Uhrzeit)

Tipp: Wenn Sie keinen Zeitraum festlegen, bleiben die automatischen Antworten aktiv, bis Sie diese manuell wieder deaktivieren.

5. Nachricht für Personen in Ihrer Organisation verfassen

1. Im Bereich Personen in meiner Organisation geben Sie Ihre Abwesenheitsnachricht ein
2. Sie können die Nachricht formatieren:
   • Fett oder kursiv schreiben
   • Schriftgrösse und -farbe ändern
   • Links einfügen

Beispieltext:

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin vom [Datum] bis [Datum] nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an:
[Name des Vertreters]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Telefon: [Telefonnummer]

Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr bearbeiten.

Mit freundlichen Grüssen
[Ihr Name]

6. Nachricht für externe Absender verfassen (optional)

1. Aktivieren Sie Automatische Antworten an Absender ausserhalb meiner Organisation senden
2. Wählen Sie eine Option:
   • Nur an Absender in meiner Kontaktliste: Nur bekannte Kontakte erhalten eine Antwort
   • An alle externen Absender: Jeder ausserhalb der Organisation erhält eine Antwort
3. Geben Sie im Textfeld die Nachricht für externe Absender ein

Hinweis: Die Nachricht für externe Absender sollte weniger detaillierte Informationen enthalten als die interne Nachricht.

Beispieltext für externe Absender:

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin derzeit nicht im Büro und habe eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails.
Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr bearbeiten.

Mit freundlichen Grüssen
[Ihr Name]

7. Einstellungen speichern

1. Überprüfen Sie alle Einstellungen
2. Klicken Sie auf Speichern
3. Die Abwesenheitsnotiz ist nun aktiv

Wichtige Hinweise

Best Practices

• Zeitraum festlegen: Legen Sie immer einen konkreten Zeitraum fest, damit die Abwesenheitsnotiz nicht versehentlich dauerhaft aktiv bleibt
• Vertretung angeben: Nennen Sie in der Nachricht eine Kontaktperson für dringende Angelegenheiten
• Externe Nachrichten: Seien Sie bei externen Nachrichten zurückhaltender mit persönlichen Informationen
• Rechtzeitig einrichten: Richten Sie die Abwesenheitsnotiz vor Ihrem letzten Arbeitstag ein

Datenschutz und Sicherheit

• Vermeiden Sie zu detaillierte Informationen über Ihren Aufenthaltsort
• Geben Sie keine privaten Telefonnummern an externe Absender weiter
• Prüfen Sie nach der Rückkehr, ob die Abwesenheitsnotiz deaktiviert wurde

Häufige Fehler vermeiden

• Vergessen zu deaktivieren: Ohne Zeitraum bleibt die Notiz aktiv, bis Sie sie manuell ausschalten
• Keine Vertretung angeben: Dringende Anfragen können nicht bearbeitet werden
• Zu viele Details: Externe Absender benötigen keine internen Vertretungsinformationen

Fehlerbehebung

Abwesenheitsnotiz wird nicht gesendet

• Überprüfen Sie, ob die automatischen Antworten aktiviert sind
• Prüfen Sie, ob der Zeitraum korrekt eingestellt ist
• Stellen Sie sicher, dass Sie auf Speichern geklickt haben

Externe Absender erhalten keine Antwort

• Überprüfen Sie, ob Automatische Antworten an Absender ausserhalb meiner Organisation senden aktiviert ist
• Prüfen Sie die Auswahl zwischen Kontaktliste und allen externen Absendern

Nachricht wird nach Rückkehr weiter gesendet

• Deaktivieren Sie die automatischen Antworten manuell
• Überprüfen Sie, ob das Enddatum korrekt gesetzt wurde

Zusätzliche Tipps

• Kalenderfreigabe: Geben Sie Ihren Kalender für Kollegen frei, damit diese Ihre Abwesenheit sehen können
• E-Mail-Delegation: Richten Sie bei Bedarf eine Delegation Ihres Postfachs während der Abwesenheit ein
• Mobile App: Die Abwesenheitsnotiz kann auch über die Outlook Mobile App eingerichtet werden
• Mehrsprachige Nachrichten: Bei internationalen Kontakten können Sie die Nachricht in mehreren Sprachen verfassen