⚠️ Aktualitätshinweis: Diese Anleitung basiert auf dem Stand zum Zeitpunkt der Erstellung und kann durch Produktupdates überholt werden. Im Zweifelsfall ist die offizielle Hersteller-Dokumentation massgebend.
🔗 Microsoft Support: Manage shared mailbox settings in new Outlook
ℹ️ Verwandter Artikel: Automatische Antwort bei Shared Mailbox wird nicht versendet
Ziel
Durch die Konvertierung einer Shared Mailbox von «Shared Folder» zu «Account» in Outlook New wird die Synchronisation deutlich verbessert: Flags, Kategorien, neue Mails und Benachrichtigungen werden kontinuierlich im Hintergrund aktualisiert – ohne manuelles F9 oder Ordner-Wechsel.
Hintergrund
Outlook New behandelt Shared Mailboxes standardmässig als Shared Folder. In diesem Modus findet keine automatische Hintergrundsynchronisation statt – Änderungen wie Flags oder neue Mails sind für andere Benutzer erst nach einem manuellen Refresh sichtbar. Dies ist ein bekanntes Verhalten von Outlook New und unterscheidet sich grundlegend von Outlook Classic, welches eine nahezu echtzeitsynchrone Darstellung bot.
Die Convert-Option ändert clientseitig, wie Outlook New die Mailbox einbindet – es findet keine Änderung auf Exchange-/Server-Seite statt.
Voraussetzungen
- Der Benutzer hat Full Access auf die Shared Mailbox (vergeben durch den Admin)
- Outlook New für Windows ist installiert und aktiv
Schritte
- Outlook New öffnen
- Oben links auf Einstellungen (Zahnrad) klicken
- Navigieren zu Konten → Gemeinsam mit mir (englisch: Accounts → Shared with me)
- Die gewünschte Shared Mailbox in der Liste suchen und aufklappen
- Auf Konvertieren (Convert) klicken
- Outlook New neu starten, wenn dazu aufgefordert
- Die Shared Mailbox erscheint nun unter Einstellungen → Konten → Ihre Konten als eigenständiges Konto
ℹ️ Falls die Shared Mailbox via Automapping (durch den Admin) hinzugefügt wurde, ist der Convert-Button ebenfalls auf der «Gemeinsam mit mir»-Seite sichtbar.
Vorteile nach der Konvertierung
| Bereich | Shared Folder (Standard) | Nach Convert (als Account) |
|---|---|---|
| Synchronisation | Nur manuell (F9 / Ordner-Klick) | Kontinuierlicher Hintergrund-Sync |
| Benachrichtigungen | Keine | Aktiv (wie normales Konto) |
| Kalender | Nicht separat sichtbar | Erscheint als eigener Kalender unter dem Postfach |
| Regeln (Rules) | Nicht konfigurierbar | Pro Postfach konfigurierbar |
| Kategorien | Nicht konfigurierbar | Pro Postfach konfigurierbar |
| Automatische Antworten | Nicht konfigurierbar | Pro Postfach konfigurierbar |
| Gelöschte Elemente | Landen im eigenen Papierkorb | Landen im Papierkorb der Shared Mailbox |
| Gesendete Elemente | Landen im eigenen Sent-Ordner | Landen im Sent-Ordner der Shared Mailbox |
Bekannte Einschränkungen (Stand Juli 2026)
Auch nach der Konvertierung gibt es Features, die in Outlook New für Shared Mailboxes noch nicht vollständig unterstützt werden:
| Feature | Status |
|---|---|
| Signaturen für die Shared Mailbox | ❌ Nicht möglich |
| Kalender-Suche innerhalb der Shared Mailbox | 🔜 Coming soon |
| Kontakte (People) | 📋 Backlog |
| Tasks | 📋 Backlog |
| Notes-Ordner | 📋 Backlog |
| Add-ins | 🔜 Coming soon |
| Archiv-Ordner | 🔜 Coming soon |
⚠️ Wichtig bezüglich Signaturen: Nach der Konvertierung können für die Shared Mailbox keine separaten Signaturen konfiguriert werden. Falls Signaturen für das geteilte Postfach zwingend erforderlich sind, sollte die Konvertierung sorgfältig abgewogen werden.
Konvertierung rückgängig machen
Die Konvertierung kann jederzeit rückgängig gemacht werden:
- Outlook New öffnen
- Navigieren zu Einstellungen → Konten → Gemeinsam mit mir
- Die konvertierte Shared Mailbox aufklappen
- Auf … (Mehr) klicken
- Als freigegebenen Ordner verwenden (Use as shared folder) auswählen
Nach diesem Schritt verhält sich die Mailbox wieder wie ein normaler Shared Folder mit manuellem Sync.
Resultat
Nach der Konvertierung synchronisiert Outlook New die Shared Mailbox kontinuierlich im Hintergrund. Flags, neue Mails und andere Änderungen sind für alle Benutzer, die das Postfach als Account eingebunden haben, deutlich zeitnaher sichtbar – ohne manuelles Aktualisieren.
ℹ️ Hinweis: Selbst nach der Konvertierung können kurze Verzögerungen auftreten, die Exchange-seitig entstehen. Eine vollständige Echtzeitsynchronisation wie in Outlook Classic ist technisch nicht garantiert. Falls die Synchronisation weiterhin unzureichend ist, ist ein Wechsel zurück zu Outlook Classic die zuverlässigste Alternative.
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